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Come organizzare bene un workshop

Come organizzare bene un workshop
Il 7 settembre 2012 ho avuto il piacere di tenere il primo workshop di comunicazione politica della mia vita per un gruppo di giovani al Piccolo Festival della Politica (qui potete vedere le slide).

Con un'ora di tempo a disposizione, dopo una breve introduzione teorica, ho fatto lavorare i ragazzi, divisi in due gruppi, sulla costruzione di una strategia comunicativa per un'ipotetica campagna elettorale fornendo loro alcuni dati da cui iniziare. A fine incontro, i consulenti politici in erba hanno presentato i lavori e li abbiamo commentati.

Può essere questa una strada da percorrere per realizzare un buon workshop? Può darsi. Intanto, non sempre succede così. Assistiamo più a delle vere e proprie lezioni che partecipare a un laboratorio mettendo le mani nella marmellata.

Il grande Scott Berkun ci delizia con un post (in inglese) su come organizzare un buon workshop fornendo alcuni consigli utili che ho il piacere di condividere con voi.

Regola n. 1: una lezione di 3 ore non è un workshop

La parola workshop presuppone che il lavoro si svolga in un clima di attività. Vuol dire che al centro dell'attenzione devono starci gli studenti, non l'esperto fiero del suo ego.

Molti esperti sbagliano approccio col workshop perché sono abituati a tenere lezioni. Una lezione ha il focus sull'oratore, un workshop mette al centro ogni singolo studente. Le competenze utilizzate nell'organizzare un workshop sono diverse proprio per questo.

Invece di definire un messaggio per persone che vi ascoltano, un buon workshop è organizzato per dare agli studenti l'opportunità di svolgere dei compiti con le dovute istruzioni.

Regola n. 2: più studenti ci sono, meno sembrerà un workshop

I docenti più esperti riescono a far interagire anche i gruppi più grandi, ma oltre 20-25 persone per l'insegnante diventa un'impresa ardua da gestire, se non impossibile. L'approccio più comune con i grandi gruppi è quello di far lavorare le persone in team, così da farli interagire l'un l'altro mentre il docente aiuta gli altri studenti.

Capita anche che il lavoro di gruppo sia un motivo per tirarsi indietro: gli esercizi non sono molto interessanti o gli studenti si sforzano di lavorare con noiosi sconosciuti che sono troppo assillanti o troppo passivi.

Lavorare in gruppi da 2 a 4 persone con esercizi stimolanti assicura che ognuno lavori. Con numeri più grandi si rischia di spendere molto più tempo a coordinare che produrre.

Regola n. 3: fai funzionare la triade: spiegazione, esercizio, resoconto

Il modo più semplice per organizzare un workshop è seguire la regola del 3.

1. Spiegazione: mostrare come fare qualcosa

2. Esercizio: far provare a ogni partecipante quel qualcosa (mentre tu giri per la stanza e aiuti ogni partecipante)

3. Resoconto: condurre una discussione su dove i partecipanti si bloccano, quali parti sono state divertenti/difficili/frustranti, e che cosa hanno imparato o hanno capito che vogliono imparare. Mostrare il lavoro individuale di ognuno, più che il tuo, alla classe per integrare le tue riflessioni e osservazioni e come modo per invitare gli altri a condividere le proprie idee.

4. Ripetere le tre fasi precedenti, con qualcosa di più impegnativo.

Queste fasi possono essere di differente durata (45 minuti divisi in 15/15/15 o 10/20/15 o anche più lunghe). Meglio iniziare con piccoli esercizi e passare a progetti più grandi man mano che il workshop va avanti. Provate a cambiare le proporzioni. Un esercizio ancora più stimolante può essere 1:3:1 (10 minuti, 30 minuti, 10 minuti).

Fai delle pause regolarmente. Ogni volta che ci mettiamo in piedi e usiamo il nostro corpo per un minuto o due il nostro battito cardiaco aumenta e le energie diminuiscono. Meglio fare una pausa almeno ogni ora o al massimo due. Soprattutto per chi ha qualche vizio da soddisfare o bisogno fisiologico. Non vedere tutto ciò come tempo perso: è un'occasione per riprendere fiato e dare più energia per gli esercizi successivi.

Regola n. 4: resta fuori dal centro

Chi partecipa a un workshop vuole imparare, spesso più dagli altri partecipanti che dal docente. Il ruolo del docente deve essere di collante sociale tra i partecipanti che quasi sempre sono dei perfetti sconosciuti. Sii amichevole e informale.

Chiedi ai partecipanti se c'è qualcuno con alcune competenze specifiche in modo da poter aiutare gli altri. Sarà utile mettere ognuno a proprio agio per chiedere informazioni anche agli altri partecipanti e non solo a te (si possono fare degli esercizi per far ciò che questo accada in maniera spontanea).

Dovrai essere a volte facilitatore, a volte insegnante, a volte fuori dalla scena e lasciare che si aiutino l'un l'altro.

Regola n. 5: prova i tuoi esercizi

Le lamentele più comuni sono spesso "era troppo facile", "era troppo complicato". Usare un esercizio per 10 o 20 persone garantisce un ampio spettro di esperienze a confronto. Ci vuole molto tempo per sviluppare un'idea per un esercizio adatto per un gruppo variegato.

I docenti migliori fanno sapere agli studenti che possono alzare la mano e dire "Può renderlo più/meno impegnativo?". Sarà utile preparare delle variazioni in quei casi.

Sarebbe buono provare prima gli esercizi, se non l'intero workshop. Gratuitamente, con un gruppo di persone che potrebbero rappresentare quelli del workshop reale. Fare il test è utile per notare molte piccole cose da correggere e farà la differenza rispetto a quando lo farai per la "prima" volta davanti agli studenti.

Ci sono molti libri con esercizi per workshop. Cerca anche in libreria o sul web per trovare libri e documenti sulla tua disciplina che potranno darti tante idee da cui partire.

Regola n. 6: mantieni quello che hai promesso

Ogni esercizio deve consentire agli studenti di acquisire una competenza. O almeno permettere di fare un'esperienza che aiuti l'acquisizione di una competenza.

Scrivi una lista con le competenze che gli studenti acquisiranno o di cui avranno fatto esperienza alla fine del workshop. Se la descrizione del tuo workshop non corrisponde con gli esercizi, cambia la descrizione o gli esercizi. Rendi il tutto realistico e buono per ogni partecipante.

Regola n. 7: tieni sempre una lavagna bianca o a fogli mobili

Non puoi mai sapere quando tu o uno studente possa avere bisogno di qualcosa scritta a caratteri cubitali per spiegare un concetto.

Regola n. 8: la stanza deve somigliare a un'officina alla fine dei lavori

Se è stato un buon workshop, ci saranno fogli, disegni, diagrammi, bozze, post-it e altri materiali in giro per la stanza. Attacca i risultati di ogni esercizio su una parete così che i partecipanti possano riguardarli dopo.

Gli studenti devono lasciare l'aula col pensiero che abbiano lavorato realmente e scegliere, se possibile, di poter portare il lavoro a casa per continuare a esercitarsi.

Regola n. 9: scrivi una checklist del workshop

Ci sono molte cose da portare e da ricordare. Se fai il test degli esercizi, prendi nota di tutto il materiale che ti serve (pennarelli, penne, post-it, lavagna, ecc.) e ciò che gli studenti devono portare (sempre meglio avere del materiale extra per gli allievi smemorati).

Regola n. 10: dai agli studenti qualcosa da fare al termine del workshop

I partecipanti non sono lì tanto per passare una giornata. Partecipano per imparare. Rendi disponibile il prossimo esercizio o progetto sul tuo sito web o con altro materiale che dai loro. Includi anche una piccola lista di libri o altre risorse utili per qualsiasi bisogno.

Vuoi aggiungere altre regole? Scrivile ora qui sotto nei commenti.

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